Workshops dienen insbesondere der Wissensvermittlung. Sie spielen aber auch eine wichtige Rolle im Rahmen von Projekten, um beispielsweise Kunden und Stakeholder zu informieren oder alle am Projekt Beteiligten auf denselben Wissensstand zu bringen. Damit Workshops auch die gewünschte Wirkung entfalten, also zielführend und effektiv sind, sollten sie sorgfältig geplant und abwechslungsreich gestaltet werden. Doch was erwarten die Teilnehmer und was macht einen erfolgreichen Workshop aus – wir geben Antworten auf diese und andere Fragen.
Was Teilnehmer eines Workshops erwarten – die inhaltlichen Rahmenbedingungen
Ein Workshop ist erfolgreich, wenn er seine Ziele erreicht. Es mag banal klingen, doch oftmals gelingt gerade das nicht. Zielgruppen werden nicht genau definiert, sodass eine zielgruppenorientierte Ausrichtung des Kurses nicht möglich ist. Hauptgründe sind eine mangelnde Vorbereitung und fehlende Zielsetzungen. Teilnehmer möchten bereits bei der Bewerbung und spätestens zu Beginn eines Workshops die konkreten Zielsetzungen des Seminars und die zu erzielenden Resultate kennen. Das heißt, sie möchten eine Antwort auf die Frage nach dem Nutzen und eine konkrete Lösung ihres Problems. Es ist deshalb sinnvoll, den Teilnehmern zu Beginn des Workshops eine Themenübersicht und einen belastbaren Zeitplan vorzustellen.
Eine andere Variante ist, dass die Teilnehmer bereits vor Beginn des Workshops eine Agenda und die Zielsetzung zugeschickt bekommen. Das ist sinnvoll, wenn von ambitionierten Teilnehmern auszugehen ist, die sich auf das Seminar vorbereiten und die gegebenenfalls ihre Erwartungen bereits vor Beginn des Workshops mitteilen möchten.
Der Ablauf eines Workshops
Sind in einem Workshop Diskussionsrunden vorgesehen, sollte sich die maximale Teilnehmerzahl auf zwölf Personen begrenzen. Ablauf und Themen des Workshops sollten in sinnvolle Abschnitte mit Zeitpuffern in Form von Pausen unterteilt werden. Ein rund dreistündiger Workshop im IT-Bereich kann sich zum Beispiel in der ersten halben Stunde mit der Vorstellungsrunde und einer Einführung in das Thema beschäftigen. In der nachfolgenden Stunde findet ein sogenanntes Hands-on-Training statt, bei dem es sich um einen praxisorientierten Schulungskurs mit Lernbeispielen handelt.
Nach einer halbstündigen Kaffeepause wird das erlernte Wissen eine halbe Stunde eingeübt. In der letzten halben Stunde gibt es die Gelegenheit, noch offene Fragen zu klären. Während des Workshops und in der Kaffeepause sollten ausreichend Getränke und kleine Snacks angeboten werden.
Organisation und Gestaltung des Workshops
Für den Workshop muss ein ausreichend großer Raum reserviert werden, der den Teilnehmern ausreichend Gelegenheit für kreatives Arbeiten lässt, was auch für Teilnehmer mit körperlichen Einschränkungen gilt. Die benötigte Technik sollte bereitstehen, vorher installiert und rechtzeitig vor dem Workshop in einem Probelauf auf ihre Funktionsfähigkeit getestet werden. Zum Equipment gehören unter anderem ein Beamer, ein Tablet oder Notebook, gegebenenfalls ein Camcorder, eine digitale Kamera oder ein Smartphone, mindestens ein Flipchart, Präsentationsstellwände sowie ein Moderationskoffer mit den entsprechenden Präsentationsmaterialien.
Je nach Größe des Workshops kann es sinnvoll sein, mit zwei Personen zu arbeiten, einem Moderator und einer assistierenden Person. Während sich die Assistenz um das organisatorische Gelingen kümmert, ist der Moderator für die inhaltliche Gestaltung verantwortlich.
Der Umgang mit den Teilnehmern und ihre Einbindung in den Workshop
Das Ziel des Workshops sollte für die gesamte Dauer präsent sein. Insoweit ist es sinnvoll, es zum Beispiel mit großen Lettern auf Flipchart-Papier festzuhalten und großflächig an der Wand zu befestigen. Es ist Aufgabe des Moderators, für einen zielführenden und fokussierten Ablauf der angekündigten Themen zu sorgen und den Teilnehmern das Gefühl zu geben, auf das Ziel hinzuarbeiten. Sie sind umso motivierter, je mehr sie das Bewusstsein haben, dass das Ziel des Workshops auch ihr eigenes Ziel ist.
Wichtig ist, die Teilnehmer dort abzuholen, wo sie gerade stehen. Das bedeutet, dass auf den jeweiligen Kenntnisstand jedes einzelnen Teilnehmers Rücksicht genommen werden muss. Nur so kann jeder einzelne Teilnehmer in den Workshop eingebunden werden und ihm auch folgen. Je länger ein Workshop dauert, umso höher sind die Anforderungen an die Konzentration der Teilnehmer.
Um die Konzentration und die Motivationskurve hoch zu halten, ist Abwechslung wichtig. Das gilt für die Vortragsweise, die mithilfe des technischen Equipments gewechselt werden kann, zum Beispiel durch eine gute Mischung aus Flipchart, PowerPoint-Präsentation und thematisch passendem Video. Gruppen- und Lernspiele lockern die Arbeitsatmosphäre auf und begünstigen ein positives Arbeitsklima.
Trotzdem ist es wichtig, vor dem Beginn des Workshops Verhaltensregeln auszugeben und wann immer es notwendig ist. Das gilt zum Beispiel für Zeitvorgaben bei der Gruppenarbeit oder wenn Teilnehmer wichtige Regeln in der Diskussion missachten und andere nicht ausreden lassen.
Ansprüche der Teilnehmer: Vorbereitung – Nachbereitung – Dokumentation
Teilnehmer erwarten nicht nur eine fundierte fachliche Vorbereitung in Bezug auf den Workshop. Sie wünschen sich auch Unterlagen, die als Arbeitshilfe oder begleitend zum Workshop ausgegeben werden. Von Teilnehmern gern gesehen sind auch Ergebnisprotokolle oder Fotoprotokolle, die den Verlauf des Workshops dokumentieren. Mancher Moderator erstellt auch ein Skript, das er den Teilnehmern nach dem Workshop aushändigt. Das bietet sich vor allem dann an, wenn der Workshop vorwiegend Wissensvermittlung zum Inhalt hat und ein Skript als Nachschlagewerk und zur Wissensvertiefung hilfreich ist.
So sollte ein Workshop gestaltet sein: Großer Ratgeber.
Am Ende werden die Teilnehmer gebeten, in einem vorbereiteten Fragebogen schriftlich und anonym mitzuteilen, ob ihre Erwartungen erfüllt wurden. Sinn macht das Feedback eigentlich nur, wenn bereits vor dem Workshop die Erwartungen der Teilnehmer abgefragt worden sind, was beides auch online erfolgen kann.
Für Seminarleiter und Moderationen ist es sinnvoll, einen kompletten Workshop als kleines Projekt zu handhaben, das in einem separaten Ordner online gespeichert wird, in dem sämtliche Formulare, Inhalte, Aufgaben, Präsentationen, E-Mails der Teilnehmer, Feedbackbögen, Termine usw. als Dateien enthalten sind. Einmal erarbeitet, können diese Materialien immer wieder verwendet werden.